Como usar o HelloCRM no dia a dia

Primeiros Passos

Ao entrar no HelloCRM, use o painel inicial para acompanhar indicadores, atividades recentes e atalhos das áreas principais. O menu lateral leva aos módulos de clientes, projetos, tarefas, leads, documentos financeiros, tickets e configurações permitidas ao seu perfil.

Configurar E-mail e SMTP

Esta deve ser uma das primeiras configurações da empresa. Sem SMTP configurado, o HelloCRM pode não conseguir enviar convites de usuários, recuperação de senha, notificações de tarefas, propostas, contratos, faturas, tickets e lembretes.

Qual provedor usar

Gmail ou Google Workspace

• Ative a verificação em duas etapas na Conta Google.
• Gere uma senha de app para o HelloCRM.
• Servidor SMTP: smtp.gmail.com.
• Porta: 587.
• Criptografia: TLS ou STARTTLS.
• Usuário: e-mail completo.
• Senha: senha de app gerada no Google.
• Remetente: o mesmo e-mail autenticado ou um alias autorizado.

Hotmail, Outlook.com ou Live

• Servidor SMTP: smtp-mail.outlook.com.
• Porta: 587.
• Criptografia: STARTTLS.
• Usuário: e-mail completo, como usuario@hotmail.com ou usuario@outlook.com.
• Senha: senha da conta Microsoft ou senha de app, se a conta exigir.

Microsoft 365 empresarial

• Servidor SMTP: smtp.office365.com.
• Porta: 587.
• Criptografia: STARTTLS.
• Usuário: caixa postal completa, como financeiro@suaempresa.com.br.
• Se o teste falhar mesmo com usuário e senha corretos, peça ao administrador para habilitar SMTP AUTH nessa caixa postal.

E-mail do cPanel ou hospedagem

• No cPanel, acesse Contas de e-mail e abra Connect Devices ou Configurar cliente de e-mail.
• Servidor comum: mail.seudominio.com.br, mas use o host informado pela hospedagem.
• Porta: 465 com SSL ou 587 com TLS.
• Usuário: conta completa, como contato@seudominio.com.br.
• Senha: senha da conta de e-mail.
• Confira SPF e DKIM em Email Deliverability ou Entregabilidade de e-mail.

Erros comuns

• Autenticação falhou: confira usuário completo, senha de app, senha da caixa postal ou bloqueio de SMTP AUTH.
• Conexão expirou: confira host, porta, firewall e bloqueio de saída SMTP pela hospedagem.
• Remetente recusado: use o mesmo e-mail autenticado como remetente ou configure um alias autorizado.
• E-mails caem no spam: configure SPF, DKIM, DMARC e prefira domínio próprio.

Fontes consultadas: documentação original de e-mail, Google Workspace SMTP, senhas de app do Google, SMTP do Outlook.com e SMTP AUTH no Microsoft 365.

Perfil, Senha e Notificações

Cada usuário pode atualizar seus dados pessoais, foto, senha, tema visual e preferências de notificação quando essas opções estiverem liberadas no perfil.

• Revise nome, e-mail e telefone no seu perfil.
• Troque a senha periodicamente e use uma senha exclusiva.
• Ajuste notificações para receber avisos relevantes sobre tarefas, projetos e tickets.
• Confirme se o fuso horário da empresa está correto quando notar diferença em datas ou horários.

Equipe e Permissões

Gerentes podem criar usuários internos, organizar funções e definir quais áreas cada pessoa consegue acessar. As permissões ajudam a proteger informações sensíveis e reduzem erros operacionais.

• Crie um usuário para cada colaborador, evitando contas compartilhadas.
• Use funções para separar financeiro, comercial, projetos e suporte.
• Revise acessos sempre que alguém mudar de cargo ou sair da empresa.
• Conceda acesso administrativo apenas para pessoas que realmente precisam alterar configurações.

Clientes e Contatos

O cadastro de clientes centraliza empresas, pessoas de contato, histórico, projetos, tickets, faturas, propostas, arquivos e observações.

Leads e Oportunidades

Leads representam oportunidades comerciais antes de virarem clientes. Use status, origem, responsável e observações para acompanhar cada negociação.

• Registre nome, contato, origem e interesse do lead.
• Mova o lead entre etapas conforme o andamento da conversa.
• Use lembretes e tarefas para não perder follow-ups.
• Converta o lead em cliente quando a oportunidade avançar.

Projetos

Projetos conectam clientes, equipe, tarefas, marcos, arquivos, comentários e controle de tempo. Eles ajudam a acompanhar entregas do início ao fim.

• Crie o projeto a partir do cliente correto.
• Defina responsáveis, datas, categoria e status.
• Use visualização em lista ou cards para acompanhar o progresso.
• Centralize arquivos e conversas dentro do projeto.

Tarefas, Marcos e Tempo

Tarefas transformam o trabalho em ações claras. Cada tarefa pode ter responsável, prazo, prioridade, checklist, comentários, arquivos e apontamento de horas.

Arquivos, Notas e Comentarios

Anexe documentos aos clientes, projetos, tarefas e tickets para manter a informação no contexto certo. Use notas internas para registrar detalhes que não devem aparecer ao cliente.

• Nomeie arquivos de forma clara antes de enviar.
• Evite anexar informações sensíveis fora do registro correto.
• Use comentários para histórico de acompanhamento.
• Revise permissões quando um arquivo deve ser visível ao cliente.

Propostas, Orçamentos e Faturas

A área financeira permite criar propostas, estimativas, faturas e pagamentos vinculados aos clientes. Use produtos, impostos, vencimentos e observações para manter os documentos consistentes.

Despesas

Registre despesas para acompanhar custos relacionados a clientes, projetos ou operação interna. Anexe comprovantes quando necessário.

• Informe data, valor, categoria e descrição.
• Relacione a despesa ao cliente ou projeto quando fizer sentido.
• Anexe comprovantes para facilitar conferência.
• Use filtros para analisar custos por período ou categoria.

Produtos e Itens

Produtos e itens padronizam valores usados em propostas, orçamentos e faturas. Mantenha nomes, descrições, preços e impostos atualizados.

• Cadastre serviços recorrentes para evitar digitação repetida.
• Revise preços antes de gerar documentos comerciais.
• Use categorias quando houver muitos itens no catálogo.

Tickets e Atendimento

Tickets organizam solicitações de clientes e demandas de suporte. Cada chamado pode ter status, prioridade, departamento, responsável, mensagens e anexos.

• Abra tickets com assunto claro e descrição completa.
• Classifique por departamento e prioridade.
• Responda dentro do ticket para preservar o histórico.
• Feche o ticket apenas quando a solicitação estiver resolvida.

Base de Conhecimento

A base de conhecimento guarda respostas e orientações frequentes. Ela reduz repetição no suporte e ajuda clientes e equipe a encontrarem instruções rapidamente.

• Crie categorias por assunto.
• Escreva artigos curtos, claros e atualizados.
• Revise artigos quando processos mudarem.
• Use linguagem simples para usuários finais.

E-mails e Notificações

O HelloCRM envia notificações relacionadas a tarefas, tickets, propostas, faturas e eventos do sistema. Gerentes podem revisar modelos de e-mail quando tiverem permissão para isso.

• Confira destinatários antes de enviar documentos.
• Mantenha dados de clientes e contatos atualizados.
• Use modelos padronizados para comunicações recorrentes.
• Verifique spam e lixeira quando uma mensagem não for encontrada.

Relatórios e Filtros

Use filtros, ordenação e relatórios para acompanhar produtividade, situação financeira, tickets, tarefas, leads e atividades por período.

• Filtre por período, responsável, status ou cliente.
• Use exportações apenas quando necessário.
• Compare indicadores regularmente para identificar gargalos.
• Evite tomar decisões com cadastros incompletos ou desatualizados.

Boas Práticas

• Registre tudo no cliente, projeto, tarefa ou ticket correto.
• Evite duplicar clientes e contatos.
• Use nomes claros em projetos, tarefas e arquivos.
• Atualize status sempre que uma etapa mudar.
• Não compartilhe senhas ou contas de acesso.
• Revise permissões da equipe com frequência.